“灰色邮箱（Graymail）”指的是客户没有注销但基本不再使用的电子邮箱。虽然给这类邮箱发送的邮件并不能算是垃圾邮件，但依然会导致邮件的投递能力出现问题。

邮件服务商发现某邮箱的活跃度较低后，一般会直接把收件人的新邮件转入垃圾箱，而发件者这边依然显示”邮件已发送”。也就是说，你的邮件虽然顺利到达了对方的邮箱，却并没有机会被看到。

因此，定期跟踪订阅者的动向是十分有必要的，这可以让你及时了解哪些客户还在积极使用你的产品，哪些客户已经进入倦怠期。举个例子，你不妨分别记录一下客户最后一次订阅邮件、访问产品官网或收取邮件的时间，这样就可以清楚地知道对方的参与度，M1的EDM统计明细报告，可以帮您很清晰的知道你的邮件什么时候被哪些人打开，或被哪些人点击，将这些人标记出来，可帮助您合理定义客户中的活跃、灰度客户及沉睡客户等。

做完这些功课后，你可以试着向活跃度较低的客户发一些优惠券或提供产品大减价的讯息来引起她们的兴趣。或者你也可以发一份简短的调查问卷，问问他们希望在你的邮件中看到哪些有用信息。

3）使用”双向确认”邮件列表

“双向确认”邮件指的是：用户输入自己的邮箱地址并点击”确认”，加入邮件列表的程序并没有完成，系统还将向用户的邮箱中发送一封确认邮件，用户只有按照邮件中的指示，如点击某链接，或者回复邮件，才能完成加入列表的程序。

这样做可以避免将错误的E-mail地址加入邮件列表，还能杜绝恶意程序随便把别人的邮箱地址加入你的邮件列表，从而在一定程度上提高了邮件投递的准确性，也保证了你所持有的客户名单的质量。

4）要求你的订阅者把你的邮件地址加入联系人列表

现在的垃圾邮件过滤器越来越嚣张了，即便有些邮件的内容不错，还是难逃被扔进垃圾箱的命运。

但是如果收件人把你的邮箱地址加入联系人列表，你就等于被加入了白名单，从此不用再担心会被过滤器给盯上了。

5）在邮件中为客户提供取消订阅的渠道

在做邮件营销的过程中，允许客户取消订阅也是一种优化客户名单的重要渠道。因为对方如果不愿意看到你的邮件，就很可能把它标记为垃圾邮件。况且，在有些国家（比如美国），剥夺用户取消订阅的权力是违法的。

取消订阅流程也应尽量简便，最好一步到位。至于选择哪种形式，你完全可以根据自身喜好来决定。

我们一般都把”取消订阅”的链接放在邮件底部，这样用户很轻松就能找到。下面M1的邮件便是个不错的例子。

M1云端市场部的EDM在底部设置了退订

除了插入用来取消订阅的链接，我们还应该插入一个链接，让客户自己选择想收到的邮件类型。这样做的好处是：客户可能只是取消订阅你发布的部分而不是所有栏目。

6）优化退订流程

根据法律，如果有客户取消订阅你的邮件，那他们就不能再出现在你的客户名单上。因此邮箱营销群发器，你不妨对退订页面进行优化，给客户留下一个最后的好印象。

现在有营销辅助软件都会根据你的客户管理系统来迅速处理退订事宜，并将退订者的信息同时存入软件与你的联系人记录表。当然，如果你不愿使用这类软件，想要自己动手操作，那得记得优先处理退订信息，别让客户等太久。

7）在”发件人”一栏填写你的真实姓名和公司名称

我们收到新邮件时，如果看到”发件人”的名称是个昵称或其他奇怪的名字，往往不会点开邮件看内容。所以，如果你想让别人阅读你的邮件，最好把公司名称填在”发件人”一栏，这样可以增加你的可信度。

另外，你最好用自己的真实姓名发件邮箱营销群发器，因为客户更容易相信使用真实姓名或正规邮箱地址的发件人。Hubspot的邮件就是个很好的例子–他们在发件人一栏填写了负责人的姓名Maggie Georgieva和公司名称Hubspot。这封邮件的点击率就比发件人只有”Hubspot”的邮件要高得多。

8）记得在”收件人”一栏填写客户的名字

客户的垃圾邮件过滤器一般不会屏蔽写有自己用户名字的邮件。另一方面，这样做也会让客户觉得这封邮件不是那种谁都能收到的烂广告，而是针对个人情况来提供帮助的有效邮件。

M1云端市场部的EDM可以设置客户名字

9）在邮件中添加可阅览网页版文案的链接

即便你用尽各种办法来保证客户收到的邮件内容在格式和设计上都不会变形或走样，用户收到的邮件还是可能因为网速或浏览器等因素而产生”无法显示图片”或”文本格式错乱”等问题。因此，在每封邮件里插入一个网页版文案的链接无疑是明智之举。

这种连接的制作过程并不难，M1的Page功能就能在短时间内为您实现。

10）邮件内容应该简明扼要

我们所发送的邮件内容不宜太过冗长。长篇大论的邮件不仅会被标记为垃圾邮件，还会引起客户的反感。毕竟现在大家都很忙，每天都要收发大量邮件，根本没有很多时间来浏览大量内容。

那么怎样才能写出简洁大方的文章呢？首先，你得用和朋友对话的语气来跟客户沟通，这样你的文章看起来才会显得通俗易懂、平易近人。

如果你却确实需要写长文，那就把文字较多的大段落分成几个小段落，并分别在文章开头、中间和结尾部分添加总结性的句子，让整篇文章看上去条理清晰、重点一目了然。

11）发送邮件之前要先测试一下

随着数字化营销的发展，有53%的用户都习惯于在手机端浏览邮件。因此，我们在发邮件之前不仅得考虑到电脑端的客户是否能收到美观、完整的邮件，还得考虑到手机端的客户是否能顺利接收到我们发送的内容。

由于不同客户收发邮件的方式各不相同，

来源【写作训练营】自媒体，更多内容/合作请关注「辉声辉语」公众号，送10G营销资料！